Зачем нужна автоматизация внутреннего документооборота?

Эффективность работы любой компании во многом зависит от того, насколько рационально в ней организован документооборот. Ручная обработка документов, их поиск, контроль исполнения отнимают много времени и сил. Поэтому актуальным решением является внедрение автоматизированных СЭД https://bbworkspace.ru/ (систем электронного документооборота) для более эффективного управления компанией.

Особенности и преимущества автоматизации

Современные системы автоматизации документооборота позволяют выстроить эффективные маршруты движения документов внутри организации. Благодаря использованию единого информационного пространства оптимизируются процессы согласования, утверждения и контроля исполнения документов. Это в разы повышает скорость обмена данными между сотрудниками и исключает рутинные ручные операции.

При выборе системы автоматизации документооборота важно учитывать масштаб и специфику деятельности компании. Для небольших фирм с численностью до 50 сотрудников подойдут простые облачные сервисы, не требующие установки ПО. Крупным предприятиям имеет смысл внедрять мощные корпоративные системы с развитым функционалом.

Основные преимущества автоматизации документооборота:

• Ускорение обработки документов в 3-5 раз.
• Сокращение времени на поиск информации на 40-60%.
• Повышение исполнительской дисциплины на 30-40%.
• Снижение объема ручного т руда при работе с бумагами на 70%.

При выборе системы автоматизации документооборота стоит обращать внимание на такие функциональные возможности как:

• Маршрутизация документов по заданным правилам.
• Хранение документов в едином репозитории.
• Поиск по атрибутам и полному тексту.
• Версионность и история изменений.
• Интеграция с 1C, Outlook, МЭДО.
• Мобильное приложение.
• Аналитика и отчетность.

Грамотная настройка и внедрение системы автоматизации документооборота позволяет комплексно решить задачи управления информационными потоками внутри организации. Электронный документооборот обеспечивает прозрачность процессов, фиксирует ответственность исполнителей, позволяет руководителям оперативно контролировать ход выполнения поручений.